駐在員事務所の設立手続

公認会計士  萱場  玄

公認会計士  寺澤 拓磨

大森 裕之

 

駐在員事務所とは

駐在員事務所(Representative Office)は、独立した法人格を持たない、日本法人のシンガポールにおける調査拠点といえます。つまり現地法人や支店を設立する前に、市場調査等を行い、事業展開の目途が将来的に立つのか否かを見極めるために用意されている下準備段階としての進出形態となります。そのため、駐在員事務所のままでは現地での営業活動は禁止され、また、恒久的に活動することは想定されていないため活動できる期間も最大で3年間と限定されています。

 

設立要件

駐在員事務所を設立するためには、以下の3要件を満たす必要があります。

 

・外国法人の売上が25万米ドル超であること

・外国法人が設立後3年以上経過していること

・駐在員は5人未満であること

 

以上から、中小企業の場合、要件を満たさず駐在員事務所としてそもそも進出できないケースもあり、また現地での営業活動ができない点や低税率の恩恵を受けられないことなどを踏まえると、銀行等の一部のケースを除いてあまり一般的ではありません。

 

監督官庁

駐在員事務所の設立については、通常の現地法人の所轄当局であるACRAではなく、基本的にシンガポール国際企業庁(IE Singapore)が所轄当局となります。ただし、銀行、ファイナンス、保険等の金融関連の駐在員事務所については、シンガポール通貨金融庁(MAS)が所轄当局となり、各当局のもとで設立に関する登録をする必要があります。以降、IE Singaporeを所轄当局として概要を記載しております。

 

業務範囲

駐在員事務所は、収益獲得活動を行うことは認められておらず、その活動範囲は所轄当局の定める規則によって制約を受けます。具体的に挙げられている、活動可能な業務と活動が禁止されている業務は以下のとおりです。

 

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設立前の検討事項

 

シンガポールで駐在員事務所を設立する場合には、登録申請の前に以下の点を検討する必要があります。

 

・名称

駐在員事務所は、独自の名称を付けることはできず、親会社と同じ名称の後に「シンガポール駐在員事務所(Representative office registered in Singapore)」を付けなければなりません。

 

もし親会社と同じ名称の会社がシンガポールの現地法人ですでに存在する場合には、IE Singaporeは会社名の登録を承認する前に、現地法人の登録を管轄するACRAに、同一会社名称の使用状況について事前確認を行っているため、政府の指示に従って会社名を決めることとなります。

 

また、親会社の社名が変更された場合には、駐在員事務所は変更後一カ月以内にIE Singaporeにその旨の通知をするとともに、英語に翻訳された社名変更に関する証明書を提出しなければなりません。

 

駐在員

駐在員事務所は、最低一名の筆頭駐在員(Chief Representative)を置く必要があります。なお、筆頭駐在員は本社から派遣された人員である必要があります。駐在員事務所の設立が承認された後に、当該筆頭駐在員のEP申請を行うことができるようになります。

 

なお、駐在員事務所は採用活動を行うこともでき、現地採用を行うこともできますが、駐在員数は4名が上限となります。

 

・登記住所

どのような組織形態で登記を行う場合においても、かならず登記住所が必要となるため、駐在員事務所を設立する前に登記住所を決めておく必要があります。

 

一般的には、進出支援を手掛ける現地の会計事務所等が登記住所の貸出しを行っています。

 

設立手続

前述の設立前に留意すべき点を踏まえ、駐在員事務所を設立するにはIE Singaporeのウェブサイト上で申請を行うこととなります。なお、申請する際には、以下の書類を添付する必要があります。

 

・本社の登記簿謄本(翻訳されたもの)

・本社の監査済み決算書(翻訳されたもの)

 

上記二つの本社の登記簿謄本および本社の監査済み決算書については、日本側で翻訳が正しい旨の公証を取得する必要があります。

 

また、これとは別にIE Singaporeのウェブサイト上のE-Serviceから「駐在員事務所の登録に関する基本条件合意書(Acceptance of Terms and Conditions of Representative Office)」をダウンロードし、署名と社印(Company Official Stamp)、名前と役職、国籍とPassport Noが必要となります。

 

設立に要する期間

IE Singaporeに申請してから承認されるまでの期間は通常約5営業日とされます。ただし、提出した書類に不備等がある場合には、再度公証済みの書類提出が求められる等、不測の事態も起こりうるため、その場合には大幅に期間が延びる可能性もあります。

 

また、申請に際して必要となる、翻訳済みの登記簿謄本および監査済み決算書についても、一から準備する場合には、約2週間は申請書類の準備期間として余分に見込んでおいたほうが無難でしょう。

 

設立費用

IE Singaporeへの登録手数料はS$200となります。これは毎年の更新手続を行う場合にもかかります。支払方法はクレジットカード(MasterもしくはVISA)のほか、シンガポールの現地銀行による小切手もしくはバンク・ドラフトでの支払いも可能となります。小切手かバンク・ドラフトで支払う場合には、支払先を”International Enterprise Singapore”と入力し、下記の住所まで郵送する必要があります。

 

宛先:Representative Office (RO) Unit Trade Advisory Division Enterprise Partnership Group

 

住所:230 Victoria Street #07-00 Bugis Junction Office Tower Singapore 188024

 

その他にも、手続きを外注する場合、例えば駐在員事務所設立のコンサル業者への費用や翻訳費用、それから翻訳の公証取得にも費用がかかります。公証費用については、公証役場で金額を確認することができます。

 

 

銀行口座の開設

設立が無事完了すると、駐在員事務所はシンガポールで銀行口座を開くことができるようになります。

 

銀行口座開設の手続きはローカル銀行、邦銀、グローバル銀行によって、さらに銀行の担当官によっても異なりますが、必要な書類を全て提出し、銀行との面談を行った後は、一般的には2週間程度で審査が完了し、銀行口座が開設されます。

 

なお、銀行提出書類は英語で作成する必要があるため、予め口座開設する銀行を検討しておき、事前に必要書類を確認しておいたほうが、設立から銀行口座開設までの手続きをスムーズに完了させることができます。もし、設立がスムーズに完了した場合でも、翻訳や公証などの銀行口座開設の準備をしておらず、結果として銀行口座開設が遅れて調査活動がすぐに始められないという事態も十分想定されますので留意が必要です。

 

(口座開設時に必要となる書類等の詳細は、「銀行口座の開設」をご参照ください。)

 

コンプライアンス義務

駐在員事務所は、収益獲得活動を行わないため、所得は発生せず、またGSTも発生しません。したがって、決算書の作成、法人税、GSTの申告手続を行う必要がなく、監査を受ける必要もありません。

 

一方、各駐在員は給与が支払われているため、個人所得税の申告を行う必要があります。ただし、駐在員事務所の駐在員の場合、他の国での市場調査等、シンガポール国外で活動を行うことも多いため、要件を満たす場合にはNORスキームを用いて優遇税制を利用できることがあります。

 

(NORスキームについてはこちら参照)

 

設立登録の更新手続

一度設立の登録が承認されると、その有効期間は1年間となります。従って、その後も継続して駐在員事務所を存続されるためには、毎年S$200を支払い、更新の手続きを行わなければなりません。更新の手続きとしては、有効期間が終了する日の2カ月前までに届く更新の通知に基づき、有効期間終了日の1週間前までに更新手続きを行う必要があります。なお、更新をした場合でも存続可能期間は最長で3年間となりますので、3年間が経過した場合、その後もシンガポールで活動を継続する場合には現地法人もしくは支店に変更する必要があります。なお、更新手続を怠った場合には、最終の有効日に督促状が送られてきますが、その後も返答をしない場合にはIE Singaporeにより駐在員事務所の登録を抹消されることとなります。

 

また、駐在員事務所が活動を行わずに休眠状態(Dormant)である場合、IE Singaporeによって登録が抹消されることがあります。

 

 

(注)上記取り扱いは出稿時点のもので最新実務と異なる場合があります。

最新の実務情報はシンガポール入門~最新実務編(オンライン)~にて提供しております。